Willkommen bei IT-Kommunal GmbH

Facts & Figures

Warum Dokumente und Anliegen elektronisch verwalten?

Behörden werden immer stärker zum Dienstleister der Bürger und Bürgerinnen. Im Zuge der Verwaltungsmodernisierung ist notwendig, die Vorteile durch den Einsatz elektronischer Prozesse zu nutzen, um so den Kommunalverwaltungen und den Bürgern Zeit und Kosten zu sparen.

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten wie eine Gemeinde die eingehenden Wünsche und Anfragen, unabhängig vom Eingangskanal, digitalisieren und somit für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit in der Bearbeitung erfassen kann. Was früher wn Form eines Papier-Posteingangsbuches oder als Aktennotiz erfasst wurde und deswegen unwiederbringlich verloren war, kann heute auf digitalem Wege mühelos kategorisiert, bearbeitet und archiviert werden.

Für eine effiziente Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung der Anliegen und Anträge liegt der Wunsch jeder Organisation nahe, bei der Vielzahl von Einbringungsmöglichkeiten, alle Eingangskanäle zentral zu bündeln und entsprechend zu administrieren, um so eine optimale Aufgabenverteilung, Kontrolle und Beauskunftungsmöglichkeit zu erhalten. Acta Nova wurde auf Basis den Anforderungen von österreichischen Kommunen entwickelt und bietet alle wichtigen ELAK-Funktionen.

Wie kann IT-Kommunal mit Acta Nova unterstützen?

Acta Nova ist ein vollwertiges elektronisches Aktenverwaltungssystem (ELAK), das Verwaltungsabläufe durchgängig unterstützt und die wesentlichen E-Government-Funktionen bereits integriert.

Acta Nova Features

• Vereinfachung und Verbesserung der Recherche nach Akten, Geschäftsfällen, Geschäftsstücken
• Selbst definierbare Fachdaten (frei definierbare Felder, die je nach Bereich flexibel vergeben werden)
• Verkürzung der Durchlaufzeiten
• Wegfall von Liege- und Transportzeiten
• Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten und Akten
• Parallele Bearbeitung durch mehrere, örtlich getrennte Anwender
• Vollständige Revisionssicherheit
• Reduktion von Papierakten
• Bereitstellung eines behördenspezifischen Berechtigungssystems
• Möglichkeit zum Datenaustausch über EDIAKT-Schnittstelle
• Nahtlose Anbindung von Internetformularen, wie dem kommunalen Formularservice www.amtsweg.gv.at
• Standardisierte Schnittstelle zur einfachen Anbindung von unterschiedlichen Scannern mit automatischer Dokumententrennung und Datenübernahme aus den gescannten Dokumenten
• Verwendung eines voll integrierten Bürgeranliegenmanagements

Kosten

Wie erfolgt eine Einführung von Acta Nova?

Die Einführung eines ELAK bedeutet einen Paradigmenwechsel in der Abwicklung von Verfahren. Sie hat größere organisatorische Veränderungen zur Folge, da in den umzusetzenden Verwaltungs- bzw. Verfahrensbereichen wesentliche Teile der Aufbau- und auch Ablauforganisation elektronisch abgebildet werden müssen. Um eine optimale Bearbeitung der eingegangene Wünsche und Anliegen zu gewährleisten ist es bei der der Einführung von Acta Nova unbedingt notwendig eine Reihe organisatorischer Fragestellungen im Zuge der Einführung zu beantworten.

Organisatorische Fragestellungen zur Einführung

• An welcher Stelle (im Haus oder extern) wird die Post geöffnet und digitalisiert?
• Welche Eingänge können und dürfen nicht geöffnet/digitalisiert werden?
• Was passiert mit den Schriftstücken nach der Digitalisierung?
• Was passiert mit den Schriftstücken, die nicht digitalisiert wurden?
• Wie erfolgt die Verteilung von elektronischer/nicht elektronischer Post im Hause?
• Wie erfolgt die Archivierung und Vernichtung der Dokumente?
• Wie erfolgt die Einbindung von elektronischen Einbringungsarten wie E-Mail und Internetformulare?
• Wie erfolgt die Einbindung von Anliegen, die per Telefon oder ad personam eingebracht werden (Stichwort „Bürgeranliegenmanagement“)?

Was bietet IT-Kommunal?

Um die Gemeinde im Zuge des Reformprojekts optimal zu unterstützen bietet IT-Kommunal bei diesen Fragestellungen eine Reihe von Best Practices, Vorlagen und Lösungsansätzen, die wir im Laufe der Jahre mit unseren Kunden den Kommunen gemeinsam entwickelt haben.

Was kostet Acta Nova?

Bei Acta Nova handelt es sich um eine so genannte Open Source Lösung, dies bedeutet, dass es sich hierbei eine quell-offene und freie Software handelt. Es wird der Öffentlichkeit das generelle Recht einräumt die Software zu verwenden, zu verbessern und selbst zu verbreiten.

Zu entrichten sind nach Abhängigkeit von der Anzahl der Personen die Acta Nova verwenden 150,- Euro an jährlichem Nutzungsentgelt pro Anwender, die für die Nutzung und die Bereitstellung von Updates anfallen. Der Abschluss eines zustätzlichen Wartungsvertrages ist optional aber empfehlenswert.

Unabhängig davon hat jede Gemeinde die Möglichkeit auf die umfassende Erfahrung der  IT-Kommunal bei der Aufbereitung und Implementierung der gemeindespezifischen Vorlagen, Regelwerke und Rechte sowie in der Prozessreform der einzelnen Verfahren zurückzugreifen.

Bei Fragen über die generellen technischen Voraussetzungen, das Vorgehen einer Acta Nova Implementierung und Möglichkeiten der Installation nehmen sie bitte direkten Kontakt mit unseren Ansprechpartnern auf.

Referenzen

Unsere Acta Nova Kunden

Magistrat Innsbruck

Maria-Theresien-Straße 18
6010 Innsbruck

Web: http://www.innsbruck.at

Magistrat St. Pölten

Prandtauerstraße 2
3100 St.Pölten

Web: http://www.st-poelten.gv.at

Magistrat Wiener Neustadt

Neuklosterplatz 1
2700 Wiener Neustadt

Web: http://www.wiener-neustadt.at

Magistrat Waidhofen an der Ybbs

Oberer Stadtplatz 28
3340 Waidhofen an der Ybbs

Web: http://www.waidhofen.at

Stadtgemeinde Wörgl

Bahnhofstraße 15
6300 Wörgl

Web: http://www.woergl.at

Stadtgemeinde Judenburg

Hauptplatz 1
8750 Judenburg

Web: http://www.judenburg.at

FAQ

Frequently Asked Questions

Wie erfolgt eine Acta Nova Einführung?

• Vorprojekt: um die Anforderungen und Wünsche der jeweiligen einführenden Organisation zu erheben
• Organisatorischen Teil: dieser umfasst sämtliche Erhebungs- und (Re)organisationsmaßnahmen,
• Technischen Teil: dieser betrifft vor allem den Aufbau der erforderlichen Infrastruktur sowie
• Migrationsbezogenen Teil: dieser betrifft vor allem die Datenübernahme aus Vorsystemen bzw. die Erstbefüllung mit häufig benötigten Daten, wie beispielsweise personenbezogenen oder objektbezogenen Datenbeständen.

Was wird an technischen Voraussetzungen benötigt?

Acta Nova stellt als reine Web-Lösung vergleichsweise geringe Anforderungen an die technische Infrastruktur. Dennoch sind gewisse Voraussetzungen zu schaffen, um einen optimalen Betrieb von Acta Nova zu gewährleisten. Dazu zählen die serverseitige und clientseitige Hard- und Softwareausstattung, die Netzwerk-Infrastruktur sowie flankierende Maßnahmen wie Verfügbarkeit oder Datensicherung.

Die wesentlichsten Infrastrukturkomponenten, welche für die Vorbereitung eines Acta Nova-Einsatzes maßgeblich sind, müssen im Zuge der Acta Nova Einführung innerhalb der einführenden Organisation, je nach bereits vorhandenen Ressourcen, individuell abgestimmt werden.

Für welche Organisationsgröße ist Acta Nova geeignet?

Da Acta Nova auch im ASP Betrieb verwendet werden kann, bietet dies auch für kleine Organisationen und Gemeinden die Möglichkeit einen ELAK einzusetzen. In dieser Variante des Betriebs wird Acta Nova nicht innerhalb der Organisation auf einem eigenen Server betrieben, sondern zentral in einem Rechenzentrum. Anfallende Hardware und Wartungskosten können so, ohne Einschränkung des Funktionsumfangs, mit anderen Organisationen geteilt werden.

Ist Acta Nova auch für private Institutionen geeignet?

Da es sich bei Acta Nova um ein Dokumentenmanagement- und Workflowsystem handelt, dass alle Anforderungen von privaten, als auch öffentlichen Organisationen abdeckt, kann Acta Nova selbstverständlich auch in privaten Institutionen als ELAK betrieben werden.

Kann ich Acta Nova im Vorfeld ansehen oder ausprobieren?

Für eine Demonstration von Acta Nova und um alle Fragen ausführlich zu beantworten nehmen Sie bitte bzgl. einer Terminvereinbarung mit uns Kontakt auf.

Kontakt & Support

Ansprechpartner Acta Nova

Jürgen Frais

Nordbergstraße 6/9

1090 Wien

Tel. +43 676 50 67 548

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann.

DI René Lorber

Nordbergstraße 6/9

1090 Wien

Tel. +43 - 676 - 8484 24243

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann.