Willkommen bei IT-Kommunal GmbH

Facts & Figures

Duale Zustellung

Die elektronische Übermittlung von Postsendungen ist aus wirtschaftlicher Sicht sicherlich einer der attraktivsten E-Government-Bereiche für Kommunen. Schließlich werden jährlich viele tausende Sendungen zu eigenen Handen (RSa und RSb) versandt. Das Volumen an einfacher Briefpost, also Sendungen, die nicht unter das Zustellgesetz fallen, beläuft sich sogar auf das rund Zehnfache, Massensendungen noch gar nicht berücksichtigt. Berücksichtigt man die Gesamtkosten für den Postversand (inkl. Porto auch Kuverts, Papier, Ausdruck und Manipulationsaufwand) liegen die jährlichen Kosten auch bei mittleren Gemeinden  im hohen 5stelligen Euro-Bereich, wie eine aktuelle Studie des Österreichischen Städtebundes eindrucksvoll  nachweist.

Bei der von IT-Kommunal angebotenen „dualen Zustellung“ können sämtliche elektronisch erstellten Erledigungen aus beliebigen Verfahrens- und Leistungsbereichen vollständig einer elektronischen Abfertigung zugeführt werden. Die Überprüfung jeder einzelnen Sendung auf elektronische Übermittelbarkeit findet bereits außerhalb des IT-Systems der Kommune statt. Kann ein elektronischer Empfänger ermittelt werden, so erfolgt eine elektronische Zustellung, alle übrigen Sendungen werden auf eine Druckstraße umgeleitet und dort auf herkömmlichem Wege abgefertigt. Der Absender hat dabei die Wahl zwischen der "sicheren" Zustellung im Sinne des Zustellgesetzes, welche in erster Linie für Sendungen zu eigenen Handen benötigt wird, und "registered Mail", einer speziellen Form von E-Mail, bei der im Falle einer Unzustellbarkeit die Sendung ebenfalls auf eine Druckstraße umgeleitet und herkömmlich verschickt wird.

Der große Charme dieser Lösung liegt im geringen Aufwand für die Gemeindeverwaltung. Es bedarf ausschließlich einer einmaligen Anbindung jener Fachanwendungen, aus denen Sendungen elektronisch übermittelt werden sollen. Für die gängigen kommunalen Fachanwendungen und ELAK-Systeme liegen bereits Schnittstellen und Erfahrungswerte vor. Erfolgt keine  Anbindung von Anwendungen über Schnittstellen, so stellt IT-Kommunal als Alternative eine Webanwendung  zur Verfügung, welcher im Prinzip aus jeder beliebige Anwendung Sendungen zur elektronischen Übermittlung übergeben werden kann. Einzige Voraussetzung ist eine Eintragung der Nutzungsberechtigten im Stammportal der Gemeinde, da der Zugriff auf die Webanwendung komfortabel  via Portalverbund läuft.

Zusätzlich kann auch die Amtssignatur von elektronischen Erledigungen vorgeschaltet werden. Damit ist der gesamte, E-Government-konforme Abfertigungsprozess ohne nennenswerten Aufwand für die Kommune abgedeckt.

Nutzungsvorteile für alle Teilnehmer der Dualen Zustellung:

• der Gemeindeverwaltung, die kaum bis keine Initialkosten (je nach Art und Weise der Einbindung der dualen Zustellung) hat und umso mehr Kosten einspart, je mehr elektronisch übermittelt werden kann, da die anfallenden Kosten immer Stückgenau abgerechnet werden und in jedem Fall niedriger sind als die herkömmlichen Manipulations-, Material- und Portogebühren;
• dem Bürger, weil er den Schriftverkehr der Gemeinde bequem in sein Postfach übermittelt bekommen und sich – insbesondere bei einer Zustellungen zu eigenen Handen – den mühsamen Weg zum Postamt ersparen kann.

Wie kommt die Gemeindeverwaltung zur „dualen Zustellung“:

• Vorabklärung des initialen Setups mit IT-Kommunal (aus welchen Anwendungen soll elektronisch zugestellt werden, soll die Webanwendung für Duale Zustellung und Amtssignatur genützt werden etc.)
• Abschluss einer Nutzungsvereinbarung mit IT-Kommunal
• Anbindung der gewünschten Anwendungen (durch Techniker der Fa. hpc Dual) und Setzen von Marketingmaßnahmen (z.B. Informationsblatt als Beilage zu Hausbesitzabgaben etc.)
•  Eintragen der Amtssignatur- und Zustellberechtigten im Stammportal der Gemeinde
• Einbinden einer Webseite für die Registrierung von Bürgern für eine elektronische Übermittlung einfacher Postsendungen
• Kurzschulung (je nach angebundenen Anwendungen)
• Monatliche Verrechnung der elektronischen Übermittlungen nach exakter Aufschlüsselung (durch hpc Dual im Auftrag von IT-Kommunal)

Kosten

Kosten

Aufgrund einer exklusiven Vereinbarung mit dem führenden Zustelldienste-Anbieter hpc DUAL wird allen Städten und Gemeinden, welche über IT-Kommunal einen Nutzungsvertrag für den dualen Zustellservice abschließen, die Möglichkeit eingeräumt, die Zustellvolumina aller IT-Kommunal-Kunden additiv als Bemessungsgrundlage für den zur Anwendung gelangenden Tarif heranzuziehen. In der Praxis bedeutet dies, insbesondere für kleinere und mittlere Gemeinden, ein Einsparungspotential von bis zu 25 % bei den Übermittlungstarifen!

Die Kosten für die elektronische Übermittlung von Sendungen hängt mehreren Faktoren ab, wie beispielsweise der Übermittlungsqualität (zu eigenen Handen versus einfache Post), der Seitenzahl der zu übermittlenden Sendung, den Porto- und Materialkosten (jeweils für den Fall, dass eine Sendung nicht elektronisch übermittelt werden kann und "herkömmlich" versendet werden muss.

Demgemäß ist die Preisliste für elektronische Übermittlungsdienste auch modular aufgebaut. Bei der Verrechnung, welche durch den Zustelldiensteanbieter hpc DUAL im Auftrag von IT-Kommunal vorgenommen wird, wird jedes einzelne Zustellstück automatisiert nach den zur Anwendung gelangten Parametern (z.B. 10 Seiten sw, Kuvertierung, einfacher Postversand) aufgelistet und mit "seinen" Kosten versehen. So haben Nutzer des elektronischen Übermittlungsdienstes volle Kostentransparenz und -kontrolle.

Referenzen

Unsere Kunden

Die duale Zustellung kommt bereits in einigen Städten/Gemeinden sowie auch im Bund und bei den Ländern zum Einsatz, bisher in erster Linie für den elektronischen Versand der Hausbesitzabgaben per "registered Mail", welche zwar (gegenüber der herkömmlichen E-Mail) kostenpflichtig ist, jedoch auch weit mehr Sicherheit bietet (nämlich alternativen Postversand, falls eine registrierte Mail nicht behoben wurde) und auf der Kostenseite trotzdem sehr viel günstiger kommt als ein Versand mit der Post.

In einigen Bundesländern (NÖ, Vbg.) gibt es darüber hinaus bereits intensive Feldversuche mit einer Nutzung der Webanwendung für Amtssignatur und Duale Zustellung.

Kontakt & Support

Duale Zustellung Ansprechpartner

Mag. (FH) Tamara Winkler

Nordbergstraße 6/9

1090 Wien

Tel.: +43 - 676 - 848424241

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann.