Eingangspostmanagement - alles aus einer Anwendung
Verschiedene Eingangskanälen wie:
Der Lösungsansatz von IT-Kommunal kombiniert verschiedene Anwendungen und bündelt diese in einem elektronischen Aktenmanagement-System. Eingänge aus den verschiedenen Quellen werden so gemeindeintern zentral abgelegt und elektronisch in der Verwaltung verteilt.
Die gesamte eingehende Papierpost wird mit den bestehenden Multifunktionskopierern oder von IT-Kommunal bereitgestellten Spezialscannern der Fa. Canon eingescannt und danach mit der Spezialsoftware IRIS Powerscan der Fa. Canon für die Nachbearbeitung in elektronisch durchsuchbare (lesbare) PDF-Dateien umgewandelt und in das elektronische Aktenmanagementsystem (Acta Nova oder Mikado, beides ELAK-Systeme die von IT-Kommunal eingesetzt werden) übertragen.
Einlangende Online-Formulare (aus dem Online-Formularservice amtsweg.gv.at), E-Mails (aus Microsoft Outlook/Exchange) und Bürgeranliegen (aus der MachMit-App) werden automatisch, also ohne die Notwendigkeit eines Benutzereingriffs, als Eingangsstücke in das elektronische Aktenmanagementsystem Acta Nova überführt.
Anschließend wird die Eingangspost komfortabel registriert und an die zuständigen Abteilungspostkörbe oder MitarbeiterInnen elektronisch verteilt. Selbstverständlich ist jederzeit - je nach individuellen Berechtigungen - über eine integrierte Volltextsuche oder über die frei definierbare individuelle Beschlagwortung eine umfassende Suche möglich.
Als Erweiterung des Eingangspostmanagements ist eine systematische Aktenablage (nach einem Aktenplan oder kommunalen Leistungskatalog) möglich.
- App
- Online-Formulare
- Telefonate oder
- Papierpost
Der Lösungsansatz von IT-Kommunal kombiniert verschiedene Anwendungen und bündelt diese in einem elektronischen Aktenmanagement-System. Eingänge aus den verschiedenen Quellen werden so gemeindeintern zentral abgelegt und elektronisch in der Verwaltung verteilt.
Die gesamte eingehende Papierpost wird mit den bestehenden Multifunktionskopierern oder von IT-Kommunal bereitgestellten Spezialscannern der Fa. Canon eingescannt und danach mit der Spezialsoftware IRIS Powerscan der Fa. Canon für die Nachbearbeitung in elektronisch durchsuchbare (lesbare) PDF-Dateien umgewandelt und in das elektronische Aktenmanagementsystem (Acta Nova oder Mikado, beides ELAK-Systeme die von IT-Kommunal eingesetzt werden) übertragen.
Einlangende Online-Formulare (aus dem Online-Formularservice amtsweg.gv.at), E-Mails (aus Microsoft Outlook/Exchange) und Bürgeranliegen (aus der MachMit-App) werden automatisch, also ohne die Notwendigkeit eines Benutzereingriffs, als Eingangsstücke in das elektronische Aktenmanagementsystem Acta Nova überführt.
Anschließend wird die Eingangspost komfortabel registriert und an die zuständigen Abteilungspostkörbe oder MitarbeiterInnen elektronisch verteilt. Selbstverständlich ist jederzeit - je nach individuellen Berechtigungen - über eine integrierte Volltextsuche oder über die frei definierbare individuelle Beschlagwortung eine umfassende Suche möglich.
Als Erweiterung des Eingangspostmanagements ist eine systematische Aktenablage (nach einem Aktenplan oder kommunalen Leistungskatalog) möglich.