Dokumenten- und Aktenmanagement
Behörden werden immer stärker zum Dienstleister für BürgerInnen und Unternehmen. Im Zuge der durch die Digitalisierung vorangetriebenen Verwaltungsmodernisierung ist es notwendig, in einem leistungsfähigen Backoffice-System Akten bzw. Geschäftsfälle, Dokumente, E-Mails, Anträge, Bürgeranliegen u.vm. in elektronischer Form abzulegen und so strukturiert zu verwalten, dass die Daten nicht nur vor unzulässigen Zugriffen geschützt sind, sondern auch zeit- und ortsunabhängig und vor allem rasch auffindbar zur Verfügung stehen.
Angesichts der steigenden Zahl an Eingangskanälen ist es ein naheliegendes Anliegen, dass alle Eingänge aus den unterschiedlichen Quellen für eine effiziente Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung zentral gebündelt in einem elektronischen System gesammelt werden, um so eine optimale Aufgabenverteilung, Kontrolle und Beauskunftungsmöglichkeit zu erhalten.
Angesichts der steigenden Zahl an Eingangskanälen ist es ein naheliegendes Anliegen, dass alle Eingänge aus den unterschiedlichen Quellen für eine effiziente Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung zentral gebündelt in einem elektronischen System gesammelt werden, um so eine optimale Aufgabenverteilung, Kontrolle und Beauskunftungsmöglichkeit zu erhalten.
WIR STELLEN ZWEI SOFTWARELÖSUNGEN ZUR VERFÜGUNG
Acta Nova ELAK
Mit der einzigartigen Digitalisierungsplattform NEON, die eine Weiterentwicklung des elektronischen Aktenmanagements (ELAK) Acta Nova darstellt, kann jede beliebige Ablage- und Bearbeitungsstruktur hochgradig individuell und nur durch Konfiguration (Low-Code-Customising) abgebildet werden.
Verwaltungsmanager
Mit dem „Verwaltungsmanager“ hingegen liefert IT-Kommunal ein selbst weiterentwickeltes Open Source basiertes Dokumentations- und Ablagesystem zu vollkommen marktunüblichen, jedoch ungemein fairen Konditionen:
- Dokumenten
- E-Mails und
- sonstigen Dateien in Akten für Organisationen, bei denen wenig Bedarf an individueller Anpassung besteht.
Der Standard-Leistungsumfang vom „Verwaltungsmanager“ wurde so gewählt, dass er den gängigen Aktenablage-Anforderungen entspricht:
- Neben einem geringen pauschalen Nutzungsentgelt wird nur der verbrauchte Speicherplatz verrechnet – unabhängig von der Nutzerzahl.
- Dokumenten
- E-Mails und
- sonstigen Dateien in Akten für Organisationen, bei denen wenig Bedarf an individueller Anpassung besteht.
Der Standard-Leistungsumfang vom „Verwaltungsmanager“ wurde so gewählt, dass er den gängigen Aktenablage-Anforderungen entspricht:
- Aufgaben der Akten- und Dokumentenablage werden mit gängigen Prozessen (z.B. Freigabeprozess, Zuweisungsprozess) kombiniert.
- Angelehnt an die analoge Praxis von Papierakten legen Bearbeiter „ihre“ Akten in individuellen Aktenschränken ab.
- Die Verwendung im Internetbrowser und ein eigenes Dashboard für die Benutzer*innen sowie die Möglichkeit, Dokumente mit exklusiven Bearbeitungsrechten zu versehen, zum Bearbeiten auszuchecken und Versionen automatisch zu erstellen unterstützen die Prozesse der elektronischen Dokumentenbearbeitung und -ablage maßgeblich und erhöhen die Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Übersichtlichkeit der anfallenden Aufgaben.